RPA (Robotik Süreç Otomasyonu)
RPA (Robotik Süreç Otomasyonu)
RPA Nedir?
Robotik Süreç Otomasyonu (RPA), kural tabanlı, tekrarlayan ve yüksek hacimli dijital görevleri yerine getirmek için yazılım robotlarını (botlar) kullanan bir teknolojidir. Norm Digital gibi öncü firmaların sunduğu RPA çözümleri, çalışanların katma değeri düşük işlerden kurtararak daha stratejik görevlere odaklanmasını sağlar. RPA, fiziksel bir robot değil, sanal bir “dijital yaka” çalışanıdır.
Vaka Analizi: 8 İş Gününden 2 Güne Düşüş (Cross-Sas Süreci)
RPA’nın işletmelere sağladığı hız ve verimlilik, “Cross-Sas (Kanban) Oluşturma” sürecindeki iyileştirme ile somutlaşmaktadır. Bu süreç, RPA öncesinde Satış, Mühendislik, Planlama ve Muhasebe departmanları arasında mekik dokuyan, çok sayıda manuel kontrol ve veri girişi gerektiren karmaşık bir iş akışıydı.
- Manuel Süreç (Eski Durum):
- Siparişlerin alınması ve teknik resim çıktılarının hazırlanması.
- Toplu malzeme kontrolleri ve ERP ana verilerinin manuel oluşturulması.
- Fatura süreçleri, fiyat kontrolleri, maliyet çalıştırma ve blokaj kaldırma işlemleri.
- İş emri oluşturma ve mamul tanıtım kartı çıktıları.
- Toplam Süre: Ortalama 8 İş Günü.
- RPA Entegre Süreç (Yeni Durum):
- RPA botları, departmanlar arası veri transferini otomatikleştirir.
- Fatura ve fiyat kontrolleri, kural setleri çerçevesinde botlar tarafından saniyeler içinde yapılır.
- ERP (SAP) üzerindeki veri girişleri ve iş emri oluşturma adımları hatasız ve 7/24 çalışarak tamamlanır.
- Toplam Süre: 2 İş Günü.
Bu %75’lik zaman tasarrufu, sadece bir hız artışı değil, aynı zamanda müşteri taleplerine cevap verme süresinin (Lead Time) kısalması ve stok maliyetlerinin optimize edilmesi anlamına gelmektedir.
Teknik Detaylar ve 7/24 Çalışma Avantajı
RPA sistemlerinin sunduğu teknik yetkinlikler, insan iş gücünün sınırlarını aşar:
- 7/24 Kesintisiz Operasyon: Botlar uyumaz, yemek yemez ve mola vermez. Bu özellik, özellikle gece çalışan bankacılık mutabakatları veya küresel lojistik takibi gibi süreçlerde kritiktir. İnsanlar mesai saatleri dışında çalışmazken, RPA botları gece boyunca binlerce faturayı işleyebilir ve sabah mesai başladığında raporları hazır eder.
- Sıfır Hata Prensibi: İnsanlar yorulduklarında veya dikkatleri dağıldığında veri giriş hatası yapabilirler. RPA botları ise programlandıkları kurallara %100 sadık kalarak, milyonlarca satırlık veriyi hatasız işler. “Sıfır hata” ile tamamlanan iş süreçleri, finansal riskleri ve düzeltme maliyetlerini ortadan kaldırır.
- Entegrasyon Yeteneği (API’siz Çözüm): RPA, eski (legacy) sistemlerle modern uygulamalar arasında bir köprü görevi görür. API desteği olmayan eski bir muhasebe yazılımından veri alıp, güncel bir CRM sistemine aktarmak RPA için sadece bir arayüz etkileşimidir.
- İş Gücü Kazanımları ve ROI: Verilere göre, RPA kullanımı sadece zaman tasarrufu sağlamakla kalmaz, aynı zamanda iş gücü optimizasyonu da yaratır.
- Departman Optimizasyonu: “Ana Veri Yaratma Süreci”nde (Malzeme kartı, ürün ağacı vb.), RPA öncesi 6 kişilik bir ekip çalışırken, RPA sonrası bu ihtiyaç 3 kişiye düşmüştür. Kazanılan 3 nitelikli personel, şirket içinde daha stratejik ve katma değerli departmanlarda konumlandırılmıştır. Bu, işten çıkarma değil, yeteneklerin verimli kullanımıdır.
- RPA robotları, 7/24 çalışarak insan hatasını ortadan kaldırır. Gerçek bir vaka analizinde, faturaların SAP sistemine girilmesi sürecinde, manuel olarak 4-5 dakika süren işlem, robotlar sayesinde 2-3 dakikaya indirilmiştir.
- Satış Artışı: “Trendyol Ürün Arama” botu sayesinde, rakip fiyatları saatlik olarak takip edilip dinamik fiyatlandırma yapılmış ve bu çeviklik %15 satış artışı ile sonuçlanmıştır.